Kancelarie tajne

Dotychczas wdrażane i aktualnie eksploatowane systemy informatyczne dedykowane do zarządzania dokumentami wspierane technologiami zdalnej identyfikacji radiowej - RFID charakteryzują się znacznymi ograniczeniami. Nie pozwalają one, bowiem na identyfikację pojedynczego dokumentu w teczkach/woluminach, gdyż znakowanie dotychczas dostępnymi etykietami RFID staje się nieskuteczne. Szczególnie krytyczny jest przypadek, gdy są one ułożone w stos, ze względu na zjawisko wzajemnego maskowania się anten etykiet RFID. W tym przypadku wdrożenia ograniczają się jedynie do skutecznego identyfikowania drogą radiową samych woluminów i to ze stosunkowo małej odległości (szerokość woluminu). To ograniczenie wynikające z zasad działania etykiety RFID w Standardzie ISO18000-3 Mod 1, praktycznie uniemożliwia zastosowanie tej technologii wszędzie tam, gdzie wymagana jest informacja o miejscu przebywania każdego dokumentu w czasie rzeczywistym. Systemy zarządzania dokumentami wymagają wiarygodnego monitorowania ważnych dokumentów, które znajdują się w różnych pokojach, na biurku, na półkach, w szafkach oraz w archiwach. Oryginały dokumentów często są przenoszone z działu do działu, są tworzone i wykorzystywane przez wiele osób. Powoduje to, ze istnieje duże prawdopodobieństwo zagubienia dokumentów. Codzienna praktyka pokazuje, że ilość utraconych dokumentów lub ich pojedynczych kart w dokumentach wielostronicowych staje się coraz większym zagrożeniem dla prawidłowej pracy wielu instytucji. Identyfikacja i kontrola obiegu dokumentów jest potrzebna w różnych firmach i urzędach publicznych takich jak: kancelarie prawnicze, instytucje finansowe, szpitale, ministerstwa, firmy farmaceutyczne jak również instytucje edukacyjne i szkoły wyższe. Informacja o miejscu przebywania każdego dokumentu w czasie rzeczywistym jest bezwzględnie wymagana w szczególnych przypadkach systemów archiwizacyjnych, które są objęte klauzulami tajności w obrębie Stref Bezpieczeństwa I i II oraz Strefy Administracyjnej w Kancelariach Tajnych. Celem projektu o nazwie roboczej "Kancelarie Tajne" jest wdrożenie nowej generacji systemu informatycznego do zarządzania dokumentami z zastosowaniem innowacyjnej technologii Phase Jitter Modulation (PJM), która eliminuje ograniczenia związane z zastosowaniem dostępnych obecnie technologii RFID. Technologia ta spełnia wymogi międzynarodowe normy ISO/IEC 18000 Part 3 Mode 2. Uniwersalność zastosowanego rozwiązania oraz otwartość systemu będzie umożliwiała jego zastosowanie w przemyśle farmaceutycznym oraz do kontroli produkcji elementów nisko-gabarytowych. Nowa technologia wykorzystuje PJM, jako metodę transmisji pomiędzy czytnikiem, a etykietami RFID zapewnia co najmniej 10-krotnie większą szybkość zapisu i odczytu danych, niż jest osiągana w systemach wykorzystujących zjawiska fizyczne opisane w standardzie i-Code SLI Mod.1. Metoda PJM pozwala na skuteczny odczyt etykiet RFID nakładanych na różne dokumenty ułożone w stosy lub umieszczone w przypadkowy sposób bez konieczności ich separacji oraz w przypadku, gdy etykiety RFID stykają się ze sobą. Zastosowanie pasywnych etykiet PJM w opisywanym systemie daje możliwo ść uzyskania w sposób dynamiczny szybkiej i pewnej identyfikacji oraz kontroli dokumentów znajdujących się na biurkach, w folderach, na półkach, lub w archiwach z jednej strony, a z drugiej strony, informacji o fakcie ich przepływu przez obszary nadzoru elektronicznego oraz weryfikację uprawnień osób do ich dostępu. Opisywany system realizuje następujące zadania:

identyfikacja pojedynczego dokumentu niezależnie od sposobu jego ułożenia w stosunku do innych dokumentów w obrębie jednego woluminu;

określanie położenia dokumentu w dowolnym momencie funkcjonowania systemu;

identyfikacja zmiany położenia dokumentu w dowolnym momencie;

automatyczna identyfikacja dokumentu na granicach stref bezpieczeństwa;

systemowe sprawdzanie uprawnień dostępu do każdego z dokumentów niezależnie od stopnia utajnienia;

automatyczna identyfikacja dokumentu nie tylko w obszarze regałów, ale również na stanowiskach pracy.

System identyfikacji pojedynczych dokumentów, dzięki uniwersalności zastosowanego rozwiązania oraz otwartości, może być adoptowany w celu jego późniejszego zastosowania np. do kontroli przebiegu produkcji (dynamiczna rejestracja obiektów), czy zapobiegania fałszowania produktów. Dalszy rozwój możliwości funkcjonalnych systemu to opracowanie na bazie istniejącego strumienia danych identyfikacyjnych dokumentów aplikacji inwentaryzacyjnej. Postać takiej aplikacji zbudowanej na bazie technologii PJM może przybierać postać prostego wykazu "środków trwałych" wygenerowanego na każde życzenie i w dowolnym momencie. Inną interesującą funkcjonalnością, jest możliwość błyskawicznego konfekcjonowania dokumentów, jako wynik operacji sortowania według określonego algorytmu. Taki przypadek zachodzi chociażby w kancelariach prawniczych, gdzie przewód sadowy wymaga zastosowania określonej grupy dokumentów papierowych lub mediów elektronicznych. Oferowana funkcjonalność systemu może być wykorzystane w praktyce administracyjnej i gospodarczej. Wykonane rozpoznanie zapotrzebowania ze strony rynku krajowego na tego typu systemy informatyczne wykazało, że istnieją bardzo duże potrzeby na szybką identyfikację dużych ilości zaetykietowanych dokumentów, czy tez innych obiektów w czasie rzeczywistym ze strony wielu firm i instytucji.